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Charges constatées d’avance : quels sont les grands principes à connaître ?

Les normes comptables en vigueur autorisent les entreprises à tenir compte en comptabilité des charges constatées d’avance (CCA). Cependant, toutes les charges ne peuvent pas faire l’objet d’un tel jeu d’écritures comptables, et leur fonctionnement est strictement encadré. On vous explique tout ce qu’il faut savoir sur les charges constatées d’avance pour que votre comptabilité soit conforme.

Mini-Sommaire

    Charges constatées d’avance : quels sont les grands principes à connaître ?

    Les normes comptables en vigueur autorisent les entreprises à tenir compte en comptabilité des charges constatées d’avance (CCA). Cependant, toutes les charges ne peuvent pas faire l’objet d’un tel jeu d’écritures comptables, et leur fonctionnement est strictement encadré. On vous explique tout ce qu’il faut savoir sur les charges constatées d’avance pour que votre comptabilité soit conforme.

    Qu’est-ce que les charges constatées d’avance ?

    Avant de voir en détail le fonctionnement des charges constatées d’avance et leur traitement comptable, il est indispensable de bien comprendre ce que recouvre cette notion. Voici donc une définition des charges constatée d’avance, ainsi que quelques exemples de CCA.

    Charges constatées d’avance : définition

    Les charges constatées d’avance ou CCA sont les dépenses réalisées au cours d’un exercice comptable, mais qui correspondent à une transaction qui sera finalisée totalement ou partiellement au cours de l’exercice suivant.

    Par conséquent, sont des charges constatées d’avance, les dépenses qui entrent dans l'un des 2 cas de figure suivants : 

    • les achats de biens ou de services comptabilisés, mais pas réceptionnés ou réalisés en totalité à la date de clôture de l’exercice comptable ;
    • les charges comptabilisées, mais qui concernent l’exercice suivant en tout ou partie.

    À noter : la mise en pratique des charges constatée d’avance est réservée aux dépenses qui peuvent avoir des conséquences significatives sur le montant du résultat de l’exercice comptable.

    Exemples de charges constatées d’avance

    Afin d’illustrer cette notion comptable de charges constatées d’avance, voici quelques dépenses pouvant entrer dans leur champ d’application : 

      • Les factures de loyers couvrant une période s’étalant sur 2 exercices comptables. Par exemple, le loyer annuel couvre la période de mars à mars, mais l’exercice comptable est clos au 31 décembre.

      • Les factures d’achats de marchandises comptabilisées, mais non encore livrées. Par exemple, l’achat de matière première juste avant la clôture de l’exercice comptable qui sera livré le mois suivant.

      • Les factures de publicité comptabilisées, alors que la campagne publicitaire débutera uniquement à l’exercice suivant. Concrètement, l’entreprise a validé le devis de l’agence de publicité, mais le temps de préparer la campagne, celle-ci sera diffusée au cours du prochain exercice.

    • Les cotisations d’assurance payées et comptabilisées en fin d’année, mais qui concernent totalement ou partiellement l’exercice suivant.

    • Les factures de location de matériels comptabilisées en fin d’exercice, tandis que le matériel sera utilisé au cours du prochain exercice comptable

    Comment fonctionnent les charges constatées d’avance ?

    Pour rappel, l’une des règles à respecter en comptabilité concerne l’indépendance des exercices comptables. Ainsi, chaque opération doit être enregistrée dans l’exercice comptable auquel elle se rapporte. Avec les charges constatées d’avance, l’entreprise ventile une dépense validée au cours de l’année N entre l’exercice de l’année N et l’exercice de l’année N+1 en fonction de la part qui sera consommée en N.

    En pratique : si une entreprise qui clôture son exercice comptable au 31/12/2024 achète des marchandises le 01/12/2024, en reçoit la moitié le 25/12/2024 et le reste le 10/01/2025, alors elle pourra constater d’avance la part des marchandises qui concernent l’exercice 2025. Seule la partie réceptionnée en 2024 est comptabilisée dans l’exercice correspondant.

    Dès lors, les charges constatées d’avance permettent de rattacher à l’exercice suivant une charge dont on connaît d’ores et déjà l’existence pendant l’exercice en cours. Pour cela, les charges constatées d’avance sont calculées au prorata temporis de leur utilisation au cours de chaque exercice.

    Bon à savoir : si l’entreprise pratique les charges constatées d’avance, elle doit rédiger une note explicative qui fera partie de l’annexe du bilan comptable.

    Comment calculer les charges constatées d’avance ?

    Pour savoir quel montant de la dépense il faut attribuer à l’exercice comptable en cours, et quel montant il faut faire passer en charges constatées d’avance sur le prochain exercice, il faut savoir dans quels cas vous vous trouvez : 

    • Cas n°1 : le bien ou le service va être totalement livré ou réalisé sur le prochain exercice. Dans ce cas, 100 % du montant de la charge en question est une charge constatée d’avance sur l’exercice N+1.
    • Cas n°2 : le bien ou le service n’est que partiellement livré ou réalisé au cours du prochain exercice. Dans ce cas, il faut déterminer la part de la dépense qui correspond à une charge constatée d’avance sur l’exercice N+1. Il faut alors appliquer la formule suivante pour calculer les CCA : 

    Charges constatées d’avance = montant de la charge HT x nombre de jours ou de mois correspondants.

    Comment comptabiliser les charges constatées d’avance ?

    Une fois le montant des charges constatées d’avance calculé, reste à savoir comment l’inscrire en comptabilité.

    Tout d’abord, il est important de savoir que les CCA sont enregistrées à l’actif du bilan comptable de l’exercice en cours. Vous pouvez les retrouver tout en bas du bilan, juste après les disponibilités. Il convient également d’expliquer le calcul dans la notice explicative jointe au bilan annuel.

    La comptabilisation des charges constatées d’avance nécessite plusieurs jeux d’écritures comptables.

    La comptabilisation des charges constatées d’avance à la fin de l’exercice

    À la fin de l’exercice comptable en cours, lors de l’établissement du bilan, il faut : 

    • débiter le compte 486 intitulé “charges constatées d’avance” du montant correspondant ;
    • créditer un compte de classe 6 intitulé “compte de charges” du même montant.

    La comptabilisation des charges constatées d’avance au début de l’exercice

    Dès le 1er jour du prochain exercice comptable, c’est-à-dire l’exercice N+1 au cours duquel le bien est livré ou le service réalisé en tout ou partie, il faut procéder à une extourne des charges constatée d’avance. C’est ce mécanisme qui permet de faire passer les charges sur le prochain exercice. Pour cela, il faut : 

    • débiter le compte de classe 6 ;
    • créditer le compte 486.

    Bon à savoir : d’un point de vue fiscal, les charges constatées d’avance augmentent le résultat comptable puisqu’elles réduisent les charges de l’année en cours. Mais ces mêmes CCA viennent s’ajouter aux charges de l’année suivante, ce qui équilibre la situation.

    FAQ

    Quelle différence entre charges constatées d'avance et charges à payer ? 

    Les charges constatées d’avance et les charges à payer sont deux mécanismes différents. Les charges à payer sont les charges dont on connaît déjà le montant et l’échéance pour l’exercice suivant. Elles sont soumises à la TVA et sont enregistrées au passif. De leur côté, les CCA permettent d’inscrire à l’actif les charges dont la réalité économique concerne en tout ou partie l’exercice suivant. Par un jeu d’écriture comptable, les charges constatées d’avance sont extournées dès le début de l’exercice suivant. Elles ne sont pas soumises à la TVA.

    Où se trouvent les CCA dans le bilan ?

    Les CCA ou charges constatées d’avance sont inscrites à l’actif du bilan. Elles se trouvent en dessous des liquidités. Elles doivent être également mentionnées dans l’annexe jointe au bilan pour expliquer les modalités de calcul et de ventilation entre les deux exercices.

    Qu’est-ce qu’un produit constaté d’avance ?

    Un produit constaté d’avance correspond au montant d’un bien ou d’un service que l’entreprise n’a pas livré en totalité à son client pendant l’exercice en cours. Le reliquat est donc reporté sur l’exercice comptable suivant. 

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