Depuis le 1er janvier 2014, toute entreprise vérifiée par l'administration fiscale doit pouvoir présenter sa comptabilité sous forme dématérialisée. Ce document s'appelle le fichier des écritures comptables, plus connu sous son sigle, le FEC. Il rassemble dans un fichier unique et normé l'intégralité des écritures enregistrées au cours d'un exercice.
Mais qui est réellement concerné par cette obligation ? Que doit contenir le fichier pour être jugé conforme ? Et que risquez-vous si votre FEC est absent ou erroné lors d'un contrôle ? LS Compta, cabinet d'expertise comptable en ligne, fait le point sur le fonctionnement du FEC, son contenu et les sanctions encourues.
Qu'est-ce que le fichier des écritures comptables (FEC) ?
Le FEC est un fichier informatique qui reprend, ligne par ligne, toutes les écritures comptables validées d'un exercice. Il s'applique aux contrôles dont l'avis de vérification est adressé depuis le 1er janvier 2014. Son objectif est de permettre à la Direction générale des finances publiques (DGFiP) de mener un contrôle dématérialisé et automatisé de la comptabilité.
Concrètement, le FEC matérialise l'obligation, prévue à l'article L47 A du Livre des procédures fiscales (LPF), de remettre une copie des écritures comptables au vérificateur. Le fichier couvre l'ensemble d'un exercice comptable, du report des soldes d'ouverture jusqu'aux écritures de clôture.
Le FEC ne se confond ni avec le grand livre ni avec la liasse fiscale. Il ne s'agit pas d'un document de synthèse, mais de la base brute de toutes les écritures, dans un format directement lisible par les outils de l'administration.
Quelles entreprises doivent fournir un FEC ?
L'obligation de présenter un FEC pèse sur toute entreprise qui réunit deux conditions : tenir sa comptabilité informatisée, au moyen d'un logiciel ou d'un système de traitement, et être soumise à une obligation de tenue et de présentation de documents comptables.
Sont ainsi concernées :
- les sociétés soumises à l'impôt sur les sociétés (IS), quelle que soit leur forme (SAS, SARL, SASU, SA, EURL, SCI à l'IS) ;
- les entreprises et indépendants imposés à l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) ou des bénéfices agricoles (BA) ;
- les succursales françaises de sociétés étrangères tenant une comptabilité en France.
À l'inverse, certaines structures échappent à cette obligation :
- les micro-entrepreneurs (ou auto-entrepreneurs) relevant du régime micro, qui tiennent un simple registre des recettes et, le cas échéant, un livre des achats, et non une comptabilité commerciale complète ;
- les sociétés civiles immobilières (SCI) non soumises à l'IS, dont les associés sont uniquement des personnes physiques et qui ne perçoivent que des revenus fonciers.
Attention : un micro-entrepreneur qui utilise un logiciel de comptabilité reste dispensé de FEC tant qu'il relève du régime micro. L'obligation s'applique en revanche dès qu'il passe à un régime réel d'imposition.
Que contient le fichier des écritures comptables ?
Pour être conforme, chaque écriture du FEC doit comporter 18 informations obligatoires, définies par l'article A47 A-1 du LPF. Elles reprennent les données de tous les journaux comptables de l'entreprise, du journal des achats au journal de banque.
Les 18 zones obligatoires sont, dans l'ordre :
| N° | Zone | Contenu |
|---|---|---|
| 1 | Code journal | Code du journal de l'écriture |
| 2 | Libellé journal | Libellé du journal de l'écriture |
| 3 | Numéro d'écriture | Numéro sur une séquence continue |
| 4 | Date de comptabilisation | Date de comptabilisation de l'écriture |
| 5 | Numéro de compte | Numéro de compte (3 premiers caractères selon la nomenclature) |
| 6 | Libellé de compte | Libellé du compte |
| 7 | Numéro de compte auxiliaire | Vide si l'écriture n'en comporte pas |
| 8 | Libellé de compte auxiliaire | Vide si l'écriture n'en comporte pas |
| 9 | Référence de la pièce | Référence de la pièce justificative |
| 10 | Date de la pièce | Date de la pièce justificative |
| 11 | Libellé de l'écriture | Libellé de l'écriture comptable |
| 12 | Débit | Montant au débit |
| 13 | Crédit | Montant au crédit |
| 14 | Lettrage | Lettrage de l'écriture (vide si absent) |
| 15 | Date de lettrage | Date de lettrage (vide si absent) |
| 16 | Date de validation | Date de validation de l'écriture |
| 17 | Montant en devise | Vide si l'écriture est en euros |
| 18 | Identifiant devise | Identifiant de la devise (vide si absent) |
Ces 18 champs permettent à l'administration de reconstituer chaque opération et de la rattacher à sa pièce justificative. Une seule zone manquante, mal nommée ou mal ordonnée suffit à rendre le fichier non conforme.
Bon à savoir : les professionnels relevant des BNC qui tiennent une comptabilité de trésorerie suivent une structure de FEC adaptée, avec des zones spécifiques comme le mode de règlement ou la nature de l'opération.
Quel format technique pour un FEC conforme ?
Au-delà des 18 zones, le FEC obéit à des règles techniques strictes fixées par l'article A47 A-1 du LPF. Le fichier prend la forme d'un fichier à plat, à organisation séquentielle et structure zonée, ou d'un fichier structuré au format XML.
Les principales caractéristiques attendues sont les suivantes :
- séparateur de zones : une tabulation ou une barre verticale (le caractère « | ») ;
- encodage des caractères : ASCII conforme à la norme ISO 8859-15, ou Unicode de type UTF-8 ;
- format des dates : AAAAMMJJ, sans séparateur ;
- montants : en mode caractère, avec la virgule comme séparateur décimal et sans séparateur de milliers.
Le numéro de compte (zone 5) doit respecter la codification du plan comptable ; ses trois premiers caractères correspondent à la classe et au compte prévus par la nomenclature comptable.
En pratique, ce fichier n'a pas à être saisi manuellement. La plupart des logiciels comptables intègrent une fonction d'export du FEC : il suffit de sélectionner l'exercice concerné pour générer le fichier au format requis.
Avant un contrôle, vous pouvez vérifier vous-même la conformité de votre fichier grâce à Test Compta Demat, l'outil gratuit mis à disposition par la DGFiP. Il analyse la structure du FEC, signale les anomalies détectées et édite un rapport de contrôle.
Comment se déroule le contrôle du FEC par l'administration ?
La remise du FEC s'inscrit dans deux procédures de contrôle fiscal distinctes, qu'il ne faut pas confondre.
La vérification de comptabilité, sur place
La vérification de comptabilité est un contrôle approfondi qui se déroule, en principe, dans les locaux de l'entreprise. Le contribuable remet une copie de son FEC dès le début des opérations de contrôle, conformément au I de l'article L47 A du LPF. L'administration peut alors effectuer des tris, classements et calculs pour vérifier la cohérence des écritures avec les déclarations fiscales.
L'examen de comptabilité, à distance
L'examen de comptabilité permet à l'administration de contrôler la comptabilité sans se déplacer. Le contribuable dispose d'un délai de 15 jours à compter de la réception de l'avis d'examen pour transmettre son FEC sous forme dématérialisée. L'administration adresse ensuite une proposition de rectification ou un avis d'absence de rectification dans un délai de six mois.
Exemple : recevant un avis d'examen de comptabilité, Karim, dirigeant d'une société de conseil soumise à l'IS, demande à son expert-comptable de générer le FEC de l'exercice 2025. Le fichier est testé puis transmis à l'administration dans les 15 jours, et le contrôle se déroule à distance, sans intervention dans les locaux.
Quelles sanctions en cas de FEC non conforme ou non remis ?
Le défaut de présentation d'un FEC conforme est lourdement sanctionné. En application de l'article 1729 D du Code général des impôts (CGI), l'absence de remise du fichier, sa non-conformité aux normes ou la présence d'informations erronées entraîne une amende de 5 000 €.
Lorsque le contrôle débouche sur un redressement, la sanction peut être plus lourde. L'amende est alors remplacée par une majoration de 10 % des droits mis à la charge de l'entreprise, si ce montant dépasse 5 000 €. Dans le cadre d'un examen de comptabilité, le défaut de transmission du fichier dans le délai imparti est puni d'une amende de 5 000 €.
Au-delà de l'amende, un FEC absent ou inexploitable fragilise toute la comptabilité. L'administration peut écarter celle-ci comme non probante et procéder à une évaluation d'office des bases d'imposition, une situation nettement plus défavorable pour l'entreprise.
Service LS Compta :
Un fichier des écritures comptables non conforme peut transformer un simple contrôle en redressement coûteux. Or sa conformité se joue dans la tenue comptable tout au long de l'exercice : numérotation continue des écritures, validation, lettrage, rattachement des pièces justificatives.
- Votre comptabilité est-elle tenue dans le respect des normes du FEC ?
- Vos écritures sont-elles correctement validées et numérotées ?
- Sauriez-vous générer et tester votre FEC avant un contrôle ?
Cabinet d'expertise comptable en ligne, LS Compta tient votre comptabilité, sécurise vos écritures et veille à ce que votre FEC reste conforme et disponible à tout moment.
Sources
Fichier des écritures comptables (FEC), sur impots.gouv.fr
Articles L. 47 A et A. 47 A-1 du LPF et article 1729 D du CGI, sur legifrance.gouv.fr
Outil de test des fichiers des écritures comptables (Test Compta Demat), sur economie.gouv.fr