Un trajet chez un client, un déjeuner avec un prospect, une part de votre loyer lorsque le siège est installé à votre domicile : au quotidien, vous avancez des sommes pour le compte de votre société. Bien gérés, ces frais professionnels allègent l'impôt de votre SASU sans alourdir votre fiscalité personnelle. Mal documentés, ils vous exposent à un redressement.
Quelles dépenses pouvez-vous réellement vous faire rembourser ? Au réel ou au forfait ? Comment ces sommes sont-elles traitées face aux cotisations et à l'impôt sur les sociétés ? Et comment établir une note de frais qui résiste à un contrôle ? LS Compta fait le point sur les règles applicables en 2026.
Que sont les frais professionnels du président de SASU ?
Les frais professionnels désignent les dépenses que vous engagez, en tant que président d'une Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU), pour les besoins de l'activité, et que la société vous rembourse. Lorsque vous décidez de créer une SASU, vous en devenez le dirigeant : vous signez des contrats, vous déplacez, achetez du matériel. Dès lors que ces dépenses servent l'intérêt de l'entreprise, et non vos besoins personnels, elles ouvrent droit à remboursement.
Si vous vous rémunérez, vous relevez du régime général de la Sécurité sociale en tant qu'assimilé salarié. Le remboursement de vos frais ne se confond jamais avec votre rémunération. Il s'agit de vous restituer une avance, pas de vous verser un revenu. C'est pourquoi ces sommes échappent aux cotisations comme à l'impôt sur le revenu.
Un point est souvent ignoré. Même si vous ne percevez aucune rémunération, vous conservez le droit de vous faire rembourser les frais avancés pour la société. L'absence de salaire ne prive pas le dirigeant de ce droit.
Bon à savoir : pour être remboursable, une dépense doit se rattacher à un besoin concret de l'activité. Un achat à usage mixte, comme un téléphone ou un véhicule, ne se déduit qu'à hauteur de sa part professionnelle, évaluée au réel.
Quels frais le président de SASU peut-il déduire ?
La plupart des dépenses courantes d'un dirigeant entrent dans le champ du remboursement, à condition de répondre à un besoin réel de l'activité.
Frais de déplacement et indemnités kilométriques
Les frais de déplacement couvrent vos trajets professionnels : rendez-vous clients, salons, visites de fournisseurs. Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel, la société vous rembourse au moyen d'indemnités kilométriques, calculées sur le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale. Ce barème dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. Il est reconduit pour 2026 et majoré de 20 % pour un véhicule électrique. Il intègre la dépréciation, l'entretien, l'assurance et le carburant ; les péages et le stationnement se remboursent en plus, sur justificatif.
Ce mécanisme ne se confond pas avec un avantage en nature véhicule, qui suit des règles propres. L'indemnité compense l'usage d'une voiture personnelle, tandis que l'avantage en nature concerne un véhicule appartenant à la société et utilisé à titre privé. Vos trajets en train ou en avion et vos nuits d'hôtel se remboursent, eux, sur leur coût réel.
Frais de repas et de réception
Les frais de repas se traitent différemment selon le contexte. Un repas d'affaires, partagé avec un client ou un partenaire, est déductible pour la société et ouvre droit à récupération de la TVA, à condition de conserver la facture et d'y porter le nom des convives et l'objet de la rencontre. Lorsque le total de vos frais de réception, restaurant et spectacles compris, dépasse 6 100 € sur l'exercice, ces dépenses doivent figurer sur le relevé détaillé des frais généraux joint à la déclaration de résultat.
Le repas que vous prenez seul, en déplacement, parce que l'éloignement vous empêche de rentrer, se rembourse également sur son montant réel, tant qu'il reste raisonnable. En revanche, un déjeuner quotidien pris près de votre bureau relève d'une dépense personnelle. Il n'a pas la nature d'un frais professionnel.
Frais liés à votre domicile
Si le siège de votre SASU est fixé à votre domicile, une quote-part des dépenses du logement devient déductible : loyer, électricité, chauffage, assurance habitation, abonnement internet. La fraction admise correspond au prorata de la surface affectée à l'activité par rapport à la surface totale, calculée au réel, sans forfait légal. Conservez le bail, les factures et le détail du calcul pour justifier cette répartition.
Autres frais déductibles
D'autres dépenses entrent dans le champ des frais déductibles dès qu'elles servent l'activité : formation professionnelle, documentation, petit matériel, logiciels et abonnements en ligne. Un logiciel dont la valeur ne dépasse pas 500 € HT se passe directement en charges, sans amortissement. Les cadeaux offerts à vos clients sont déductibles s'ils restent dans l'intérêt de l'entreprise ; leur TVA n'est toutefois récupérable que si la valeur unitaire ne dépasse pas 73 € TTC par bénéficiaire et par an.
Comment se faire rembourser ses frais professionnels ?
C'est ici que votre statut de dirigeant change la donne. Selon l'URSSAF, les présidents et dirigeants de SAS et de SASU ne bénéficient pas des indemnités forfaitaires réservées aux salariés. Leurs frais sont remboursés sur la base de leur valeur réelle. Là où un salarié peut toucher un montant fixe par repas ou par nuitée, exonéré dans certaines limites, vous devez appuyer chaque dépense sur une facture ou un reçu. Seule l'indemnité kilométrique, calculée sur le barème, échappe à cette règle, puisqu'elle représente déjà une évaluation des frais réels de votre véhicule.
Ce remboursement de frais au réel présente un avantage social déterminant. Les sommes qui vous sont restituées ne sont pas soumises aux cotisations sociales, n'entrent pas dans l'assiette de la CSG-CRDS et ne sont pas imposables à l'impôt sur le revenu. Elles ne figurent pas davantage sur votre bulletin de paie comme un élément de salaire. La société vous rembourse sur présentation de votre note de frais, à la périodicité qu'elle choisit, au fil de l'eau ou en fin de mois.
Le cas du président non rémunéré appelle une précision. Même sans salaire, vous gardez le droit d'être remboursé des frais avancés pour la société. Vous pouvez documenter votre situation par une attestation de non rémunération, puis présenter vos justificatifs comme n'importe quel dirigeant.
Quelle fiscalité pour les frais professionnels en SASU ?
Pour votre société, le remboursement de vos frais constitue une charge déductible du résultat imposable, au même titre qu'un achat ou un salaire. Cette déduction est admise par l'administration fiscale dès lors que la dépense est engagée dans l'intérêt de l'entreprise et appuyée sur un justificatif. Mécaniquement, elle réduit le bénéfice soumis à l'impôt sur les sociétés, dont le taux s'établit en 2026 à 15 % jusqu'à 42 500 € de bénéfice, puis 25 % au-delà.
La TVA supportée sur ces dépenses est en principe récupérable, à condition que votre SASU y soit assujettie et que le frais ouvre droit à déduction. Certaines dépenses restent exclues, comme l'achat d'un véhicule de tourisme. Enfin, lorsque vos frais de réception dépassent 6 100 € ou vos cadeaux 3 000 € sur l'exercice, vous devez les reporter sur le relevé détaillé des frais généraux annexé à votre déclaration de résultat.
Comment établir une note de frais conforme ?
La note de frais est le document qui formalise chaque remboursement. Pour être opposable à l'administration, elle indique la date de la dépense, sa nature, son montant et son objet professionnel, et s'accompagne toujours du justificatif d'origine : facture, ticket de caisse ou billet de transport. Ces pièces se conservent plusieurs années, car elles vous seront réclamées en cas de contrôle.
Attention : un frais insuffisamment justifié, ou sans lien réel avec l'activité, peut être requalifié en rémunération déguisée. Votre société perd alors la déduction, et la somme est réintégrée à vos revenus imposables, avec un rappel de cotisations.
Pour fiabiliser ce suivi, vous pouvez vous appuyer sur un expert-comptable comme LS Compta, qui cadre vos pratiques de remboursement et sécurise la déductibilité de vos frais.