Tout salarié ou dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels peut se faire rembourser par l'entreprise. La note de frais kilométrique est le support qui formalise cette demande et permet à l'employeur de comptabiliser le remboursement.
Quelles mentions doit contenir ce document ? Comment appliquer le barème kilométrique 2026 ? Quelles sont les conditions d'exonération sociale et fiscale ? LS Compta détaille la procédure complète.
Tout salarié ou dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels peut, dans les conditions applicables, se faire rembourser par l'entreprise. La note de frais kilométrique est le support qui formalise cette demande et permet à l'employeur de comptabiliser le remboursement.
Quelles mentions doit contenir ce document ? Comment appliquer le barème kilométrique 2026 ? Quelles sont les conditions d'exonération sociale et fiscale ? LS Compta détaille la procédure complète.
Qu'est-ce qu'une note de frais kilométrique ?
La note de frais kilométrique est un document interne par lequel un salarié ou un dirigeant sollicite le remboursement des frais engagés lors de déplacements professionnels effectués avec son véhicule personnel. Elle constitue la pièce justificative qui permet à l'entreprise de procéder au remboursement et de comptabiliser la charge.
Ce dispositif s'adresse aux collaborateurs qui ne disposent pas d'un véhicule de fonction et qui utilisent leur voiture, leur moto ou leur scooter pour se rendre en clientèle, sur un chantier, à une formation ou à toute autre mission liée à l'activité de l'entreprise.
Le montant du remboursement peut être calculé à partir du barème kilométrique publié par l'administration fiscale. Ce barème couvre l'ensemble des frais liés à l'utilisation du véhicule : carburant, assurance, entretien, amortissement et pneumatiques. Les frais de péage et de stationnement sont remboursés en sus, sur présentation des justificatifs correspondants.
Comment remplir une note de frais kilométrique ?
Aucun formalisme légal n'est imposé pour la note de frais kilométrique, mais certaines mentions sont indispensables pour justifier le remboursement auprès de l'URSSAF en cas de contrôle.
La note de frais doit comporter :
- le nom et le prénom du salarié ou du dirigeant ;
- la date du déplacement ;
- le lieu de départ et le lieu d'arrivée ;
- la distance parcourue (aller-retour le cas échéant) ;
- le motif professionnel du déplacement ;
- la puissance fiscale du véhicule (en CV, figurant sur la carte grise) ;
- le montant de l'indemnité calculée selon le barème.
L'entreprise doit conserver une copie de la carte grise du véhicule du salarié. Ce document justifie la puissance fiscale retenue pour le calcul et constitue la preuve que le salarié est bien propriétaire ou locataire du véhicule utilisé.
Bon à savoir : le bulletin de paie doit faire apparaître le montant des indemnités kilométriques remboursées. Elles figurent en bas de fiche, dans la rubrique des remboursements de frais professionnels non soumis à cotisations.
Comment calculer les indemnités kilométriques avec le barème 2026 ?
Le barème kilométrique 2026 est inchangé pour la troisième année consécutive. Il a été fixé par l'arrêté du 27 mars 2023 et reste applicable aux dépenses engagées en 2026.
Barème kilométrique 2026 - automobiles
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Plus de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1 065 | d x 0,370 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1 330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1 395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1 457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1 515 | d x 0,470 |
d = distance parcourue en kilomètres sur l'année civile.
Exemple : une commerciale utilise sa voiture de 5 CV pour 12 000 km de déplacements professionnels en 2026. Le calcul donne : (12 000 x 0,357) + 1 395 = 5 679 euros d'indemnités kilométriques pour l'année.
Majoration pour les véhicules électriques
Les véhicules 100 % électriques bénéficient d'une majoration de 20 % du montant obtenu par le barème. Dans l'exemple ci-dessus, si le véhicule était électrique, l'indemnité s'élèverait à 5 679 x 1,20 = 6 814,80 euros.
Les frais professionnels du président de SASU suivent les mêmes règles de calcul lorsque le dirigeant utilise son véhicule personnel pour les besoins de la société.
A noter : Le barème comporte également des montants spécifiques pour les motocyclettes et les cyclomoteurs.
Quel est le régime social et fiscal des indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques versées dans les limites du barème officiel bénéficient d'un double avantage :
- exonération de cotisations sociales : aucune charge patronale ni salariale n'est due sur le montant remboursé, à condition de respecter le barème ;
- exonération d'impôt sur le revenu : les indemnités ne sont pas imposables pour le bénéficiaire.
Ces exonérations sont subordonnées à plusieurs conditions cumulatives :
- le déplacement a un caractère strictement professionnel ;
- le salarié utilise son véhicule personnel (pas de véhicule de fonction) ;
- le montant remboursé ne dépasse pas le barème kilométrique officiel ;
- l'entreprise conserve les justificatifs (notes de frais détaillées, copie de la carte grise).
Lorsque le remboursement excède le barème, la fraction dépassant les limites est réintégrée dans l'assiette des charges patronales et soumise à l'impôt sur le revenu du bénéficiaire.
Attention : le cumul des indemnités kilométriques et du remboursement des frais réels de carburant pour le même véhicule est interdit. L'entreprise doit choisir l'un ou l'autre mode de remboursement.
Comment comptabiliser les indemnités kilométriques ?
Les indemnités kilométriques versées aux salariés ou aux dirigeants sont comptabilisées en charges d'exploitation. L'écriture comptable standard est la suivante :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6251 | Voyages et déplacements | Montant IK | |
| 421 | Personnel - rémunérations dues | Montant IK |
Lors du paiement effectif (virement au salarié) :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 421 | Personnel - rémunérations dues | Montant IK | |
| 512 | Banque | Montant IK |
Les indemnités kilométriques versées au dirigeant d'une société (président de SAS, gérant de SARL) suivent le même schéma, avec le compte 6414 (indemnités et avantages divers) ou 6251 selon le plan comptable retenu par l'entreprise.
Ces charges sont déductibles du résultat imposable de la société dans la limite du barème kilométrique, quel que soit le véhicule utilisé.