Consultants, experts métier ou salariés en reconversion peuvent transformer leur savoir-faire en activité de formation pour adultes. Pour créer un organisme de formation, il ne suffit pourtant pas d’immatriculer une entreprise : la formation professionnelle continue est encadrée par le Code du travail, qui impose une déclaration propre, des documents remis aux stagiaires et un bilan annuel transmis à l’administration.
Le financement des formations ajoute ses propres conditions, puisque les fonds publics et ceux des opérateurs de compétences ne sont accessibles qu’aux organismes certifiés. Quelle forme juridique retenir au démarrage ? À quel moment déclarer son activité, et auprès de qui ? Comment rendre ses formations finançables par le CPF et les facturer sans TVA ?
Quelles sont les étapes pour créer un organisme de formation ?
Un organisme de formation est une entreprise, ou une personne exerçant à titre indépendant, qui réalise des actions concourant au développement des compétences : actions de formation, bilans de compétences, accompagnement à la validation des acquis de l’expérience (VAE) ou formation par apprentissage. Le formateur indépendant qui anime des sessions pour des entreprises relève du même cadre qu’un centre de formation employant plusieurs intervenants. À l’inverse, celui qui propose des cours de loisirs à des particuliers, comme des cours de dessin ou de langue du soir, n’est pas concerné par la réglementation des organismes de formation.
Pour créer un organisme de formation, les démarches s’enchaînent dans un ordre imposé par les textes, la déclaration d’activité ne pouvant intervenir qu’après la signature d’un premier contrat :
- définir l’offre de formation, le public visé et les intervenants ;
- choisir le statut juridique et immatriculer l’entreprise ;
- signer une première convention de formation avec une entreprise cliente, ou un contrat avec un particulier ;
- déposer la déclaration d’activité dans les 3 mois qui suivent ;
- rédiger le règlement intérieur applicable aux stagiaires ;
- obtenir la certification Qualiopi si les formations doivent être financées sur fonds publics ou mutualisés ;
- demander l’attestation d’exonération de TVA, puis transmettre chaque année le bilan pédagogique et financier.
Aucune qualification professionnelle particulière n’est exigée pour diriger un organisme de formation. Ses dirigeants et formateurs ne doivent toutefois pas avoir été condamnés pour des faits contraires à la probité, aux bonnes mœurs ou à l’honneur, et l’organisme doit pouvoir justifier des titres et qualités de ses intervenants au regard des formations dispensées.
Quel statut juridique choisir pour un organisme de formation ?
Un organisme de formation peut être exploité en entreprise individuelle, au régime de la micro-entreprise ou au régime réel, ou sous forme de société (SASU, EURL, SAS, SARL). Le statut juridique détermine la protection du patrimoine personnel, le régime social du dirigeant et l’imposition des bénéfices. Le code APE habituellement attribué à l’activité est le 85.59A, « Formation continue d’adultes ».
Le micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur) bénéficie de formalités allégées, y compris pour la déclaration d’activité. Pour les revenus perçus en 2026, le régime micro-fiscal s’applique à une activité de prestation de services si le chiffre d’affaires HT de 2024 ou de 2025 n’a pas dépassé 83 600 €. Le régime ne cesse de s’appliquer que si le plafond de la micro-entreprise est dépassé deux années consécutives.
Prenons le cas de Claire, consultante en management, qui anime des formations au sein des entreprises clientes avec ses propres supports. Seule et sans locaux, elle peut démarrer en micro-entreprise. Si elle prévoit d’embaucher des formateurs, de louer une salle ou de s’associer avec un autre intervenant, une société lui donne un cadre plus adapté pour répartir le capital et déduire ses charges réelles.
Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités de création, de modification ou de fermeture d’entreprise doivent transiter sur le guichet unique de l’INPI. Ces démarches peuvent être réalisées en autonomie ou avec l’accompagnement d’un professionnel du droit. Legalstart accompagne les entrepreneurs dans leurs démarches sur le guichet unique, pour limiter les risques d’erreur et gagner du temps.
Comment obtenir le numéro de déclaration d’activité ?
La déclaration d’activité est obligatoire pour toute personne qui réalise des actions de formation professionnelle, à titre principal ou accessoire, en application de l’article L6351-1 du Code du travail. Elle suppose une entreprise déjà immatriculée, avec un numéro Siren, et au moins une convention ou un contrat de formation signé par les deux parties. Elle doit être déposée dans les 3 mois qui suivent la signature de ce premier contrat.
La démarche se fait en ligne sur le portail Mon activité formation (MAF), ou par formulaire papier adressé au service régional de contrôle de la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Dreets). Le dossier comprend notamment le justificatif Siren, le bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant, une pièce d’identité et la copie de la première convention ou du premier contrat. Le micro-entrepreneur fournit une courte présentation de son activité selon le modèle fixé par l’arrêté du 24 novembre 2025, et tient la convention à la disposition de l’administration.
Le service régional de contrôle dispose de 2 mois à compter du dossier complet pour répondre, son silence valant enregistrement. S’il réclame des pièces complémentaires, l’organisme a 12 jours pour les envoyer. Le numéro de déclaration d’activité (NDA) obtenu figure ensuite sur les conventions, devis, factures et contrats, sous la forme « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro… auprès du préfet de région de… ». Toute modification (adresse, dirigeant, dénomination) ou cessation d’activité se déclare dans les 30 jours, d’après la fiche Déclaration d’activité des formateurs et organismes de formation du service public.
Quels documents établir pour les clients et les stagiaires ?
Chaque action de formation vendue à une entreprise donne lieu à une convention qui précise notamment l’intitulé, l’objectif, le contenu, la durée, les modalités de déroulement et de suivi, le prix et les modalités de règlement. Pour une formation financée par le compte personnel de formation, les conditions générales d’utilisation de la plateforme Mon Compte Formation tiennent lieu de convention.
Lorsque le client est un particulier qui se forme à ses frais, l’organisme conclut avec lui un contrat de formation avant l’inscription définitive et tout paiement. Le stagiaire dispose de 10 jours après la signature pour se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception. À l’issue de ce délai, l’organisme ne peut encaisser plus des trois dixièmes du prix convenu, le solde étant échelonné au fur et à mesure du déroulement de la formation.
L’organisme établit aussi un règlement intérieur applicable aux stagiaires, dans les 3 mois suivant le début de son activité. Il fixe les règles de santé, de sécurité et de discipline, ainsi que les modalités de représentation des stagiaires. Avant l’inscription définitive, chaque stagiaire reçoit le programme et les objectifs de la formation, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation et ce règlement intérieur, comme le rappelle la fiche Organisme de formation professionnelle de Bpifrance Création. Une formation suivie en tout ou partie à distance prévoit en outre une assistance technique et pédagogique et des évaluations qui jalonnent ou concluent le parcours.
Comment faire financer ses formations par le CPF et les OPCO ?
La certification Qualiopi conditionne l’accès aux financements publics et mutualisés. L’article L6316-1 du Code du travail impose une certification aux organismes financés par un opérateur de compétences (OPCO), une commission paritaire interprofessionnelle régionale, l’État, les régions, la Caisse des dépôts et consignations, France Travail ou l’Agefiph. L’obligation s’applique depuis le 1er janvier 2022, formateurs indépendants compris.
La certification est délivrée par un organisme certificateur accrédité par le Comité français d’accréditation (Cofrac), sur la base du référentiel national qualité. Le parcours comprend un audit initial, un audit de surveillance autour de 18 mois après la certification, puis un audit de renouvellement au bout de 3 ans, selon la page Qualiopi : la certification qualité des organismes de formation de la Dreets Normandie.
Le compte personnel de formation ajoute une condition propre à la formation elle-même. Selon l’article L6323-6 du Code du travail, seules les actions sanctionnées par une certification enregistrée au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP), par un bloc de compétences ou par une certification du répertoire spécifique sont éligibles, en plus des bilans de compétences et de l’accompagnement à la VAE. L’organisme certifié publie ensuite ses sessions dans l’espace dédié aux organismes de formation de Mon Compte Formation, qui gère les inscriptions et le paiement des prestations par la Caisse des dépôts et consignations.
Quelle TVA appliquer aux prestations de formation ?
Les prestations de formation professionnelle continue réalisées par une entreprise privée peuvent bénéficier d’une exonération de TVA, prévue à l’article 261 du Code général des impôts. Elle n’est pas automatique : l’organisme demande une attestation à l’aide du formulaire n° 3511-SD, adressé à la Dreets du lieu de son siège. La Dreets dispose de 3 mois pour la délivrer, son silence valant délivrance, et l’exonération s’applique dès la réception de l’attestation.
L’exonération a une contrepartie. L’organisme ne facture plus la TVA à ses clients, mais il ne peut plus déduire celle qui grève ses achats. Les prestations qui ne relèvent pas de la formation professionnelle, comme le conseil ou la location de salle, restent soumises à la TVA au taux de 20 %, d’après la fiche Taux de TVA applicables à la formation et à l’enseignement.
Une entreprise qui démarre sans attestation peut aussi relever de la franchise en base de TVA, tant que son chiffre d’affaires ne dépasse pas les seuils applicables. Elle ne déclare alors ni ne paie la TVA sur ses prestations, quelle que soit leur nature, mais ce régime cesse dès que les seuils sont franchis.
Quelles obligations comptables et déclaratives chaque année ?
Chaque organisme de formation transmet tous les ans un bilan pédagogique et financier (BPF), qui retrace son activité de formation de l’année précédente. Le dépôt se fait sur le portail Mon activité formation, à une date fixée chaque année par le ministère du Travail. Sans BPF, ou si le bilan ne fait apparaître aucune activité de formation, la déclaration d’activité devient caduque et l’organisme doit en déposer une nouvelle.
Les organismes de droit privé établissent des comptes annuels selon les règles du Code de commerce. Ils désignent au moins un commissaire aux comptes et un suppléant lorsqu’ils dépassent 2 des 3 seuils suivants, en application de l’article R6352-19 du Code du travail : 3 salariés, 153 000 € HT de chiffre d’affaires ou de ressources et 230 000 € de total de bilan. Ces seuils sont propres aux dispensateurs de formation : les autres entreprises relèvent des règles générales de nomination d’un commissaire aux comptes, fixées par le Code de commerce.
Les agents de contrôle de la Dreets vérifient le respect de ces obligations, et l’organisme doit pouvoir présenter l’ensemble des documents et pièces justificatives de son activité de formation. Un expert-comptable comme LS Compta peut tenir les comptes de l’organisme de formation et établir ses comptes annuels, avec un comptable dédié qui suit le dossier.