Ouvrir un compte bancaire professionnel, répondre à un appel d'offres ou signer un contrat avec un fournisseur supposent presque toujours de présenter un Kbis. Ce document de quelques pages est la preuve officielle que votre entreprise existe bel et bien aux yeux de la loi.
Mais que contient exactement cet extrait ? Qui peut le délivrer, à quel prix, et combien de temps reste-t-il valable ? Et depuis la création du registre national des entreprises, le Kbis est-il toujours le seul justificatif valable ? Voici les réponses pour comprendre ce document et l'obtenir sans difficulté.
Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?
L'extrait Kbis est le document officiel qui atteste de l'immatriculation d'une société au registre du commerce et des sociétés (RCS). Délivré par le greffe du tribunal de commerce, il joue le rôle de carte d'identité de l'entreprise. Il prouve son existence légale et récapitule toutes les informations qu'elle a l'obligation de déclarer.
Sa valeur juridique est forte. Comme il est établi par le greffier, il a valeur d'acte authentique, ce qui signifie que les mentions qu'il porte sont réputées exactes et opposables aux tiers.
Deux documents très proches coexistent selon la nature de l'entreprise concernée :
- l'extrait K vise les personnes physiques, c'est-à-dire les entrepreneurs individuels et les micro-entrepreneurs qui exercent une activité commerciale ;
- l'extrait Kbis vise les personnes morales, autrement dit les sociétés commerciales comme la SASU, la SAS, la SARL, l'EURL ou la SA.
Le contenu et la fonction des deux extraits sont identiques. Seule la forme juridique de votre entreprise détermine lequel vous concerne.
Quelles informations figurent sur un extrait Kbis ?
L'extrait Kbis rassemble sur un seul document l'ensemble des données légales d'identification de la société. On y retrouve notamment :
- la dénomination sociale, ainsi que le sigle et l'enseigne éventuels ;
- le numéro RCS, composé du numéro SIREN et de la ville du greffe d'immatriculation ;
- la forme juridique et le montant du capital social ;
- l'adresse du siège social et celle du principal établissement ;
- la date de constitution et la durée de vie prévue de la société ;
- le code APE et la description détaillée de l'activité exercée ;
- l'identité du ou des dirigeants, avec leurs nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité et adresse.
L'extrait mentionne aussi, le cas échéant, les procédures collectives en cours, comme une sauvegarde, un redressement ou une liquidation judiciaire. C'est ce qui en fait un document de référence pour vérifier la santé juridique d'un partenaire avant de s'engager avec lui.
À quoi sert un extrait Kbis ?
L'extrait Kbis est réclamé chaque fois qu'une société doit prouver son existence légale. Dans la pratique, il vous est demandé pour de nombreuses démarches qui suivent la création d'entreprise :
- ouvrir un compte bancaire professionnel au nom de la société ;
- candidater à un appel d'offres ou à un marché public ;
- signer un bail commercial ou un contrat avec un fournisseur ;
- acheter du matériel professionnel à crédit ;
- s'inscrire auprès de certains organismes ou ordres professionnels.
La plupart des administrations, des banques et des partenaires commerciaux exigent un extrait de moins de 3 mois. Cette exigence de fraîcheur garantit que les informations présentées reflètent la situation réelle et à jour de la société.
Comment obtenir un extrait Kbis ?
Vous n'avez aucune démarche particulière à accomplir pour disposer de votre premier extrait Kbis, car il est généré dès l'immatriculation de la société au RCS. Pour obtenir une version à jour par la suite, plusieurs canaux existent.
En tant que représentant légal, vous pouvez télécharger gratuitement le Kbis de votre propre société au format PDF sur la plateforme MonIdenum, après avoir créé un compte sécurisé.
Pour une demande émanant d'un tiers, ou via un autre canal, le document est payant. Son coût reste toutefois modéré en 2026 :
- 2,44 € au guichet du greffe du tribunal de commerce ;
- 3,06 € pour une version électronique commandée sur Infogreffe ;
- 4 € pour un envoi par courrier postal.
D'après service-public.fr, de plus en plus de démarches n'exigent toutefois plus la production d'un Kbis. La communication du seul numéro SIREN ou d'un justificatif d'inscription au registre national des entreprises suffit désormais dans bien des cas.
Kbis ou attestation RNE : quel document fournir en 2026 ?
Depuis le 1er janvier 2023, le registre national des entreprises (RNE), tenu par l'INPI, centralise les informations de toutes les entreprises, qu'il s'agisse de commerçants, d'artisans, de professions libérales, d'exploitants agricoles ou de micro-entrepreneurs. Ce nouveau registre a fait évoluer la place du Kbis.
L'attestation RNE prouve l'inscription d'une entreprise à ce registre. Elle est délivrée gratuitement par l'INPI et peut être téléchargée par tout le monde, par exemple via l'annuaire des entreprises de l'administration. Pour les entreprises artisanales, c'est désormais elle qui fait foi, l'ancien extrait d'immatriculation de la chambre des métiers ayant disparu au 1er janvier 2023.
Pour autant, le RNE ne supprime pas le Kbis. Les deux documents coexistent et remplissent des fonctions distinctes :
- le Kbis reste le justificatif d'immatriculation des sociétés commerciales au RCS, avec sa valeur d'acte authentique ;
- l'attestation RNE s'est imposée comme justificatif pour de nombreuses démarches administratives, notamment les marchés publics.
En cas de divergence entre les deux documents, le Kbis conserve une valeur juridique supérieure. Selon votre interlocuteur, on vous demandera donc l'un ou l'autre. Un cabinet d'expertise comptable en ligne comme LS Compta peut vous accompagner dans ces formalités et dans la gestion administrative de votre société.