Chaque année, après la clôture de son exercice, votre société établit ses comptes annuels puis les soumet à l'approbation des associés. Une formalité reste ensuite à accomplir, celle de transmettre ces documents au greffe du tribunal de commerce afin de les rendre accessibles aux tiers. C'est ce que l'on nomme le dépôt des comptes annuels, une obligation qui concerne la quasi-totalité des sociétés commerciales.
Quelles entreprises sont réellement concernées par cette obligation ? Dans quels délais faut-il déposer ses comptes et que risque-t-on en cas de retard ? Quel budget prévoir et comment préserver la confidentialité de certaines informations financières ? Voici les réponses pour sécuriser cette démarche annuelle.
Qu'est-ce que le dépôt des comptes annuels ?
Le dépôt des comptes annuels est la formalité par laquelle une société transmet ses documents comptables au greffe du tribunal de commerce, une fois l'exercice clôturé et les comptes approuvés. Cette transmission alimente le registre du commerce et des sociétés (RCS) et rend l'information financière consultable par les tiers : clients, fournisseurs, banques ou concurrents.
Les comptes annuels regroupent trois documents : le bilan comptable, le compte de résultat et l'annexe. Le bilan présente le patrimoine de l'entreprise, le compte de résultat retrace son activité sur l'exercice et l'annexe complète ces deux états par des informations détaillées. Le dépôt vise à assurer la transparence économique et la fiabilité des informations diffusées sur les acteurs économiques.
Quelles sociétés doivent déposer leurs comptes annuels ?
L'obligation de dépôt vise principalement les sociétés commerciales à responsabilité limitée : SARL et EURL, SAS et SASU, SA et sociétés en commandite par actions. Les sociétés en nom collectif (SNC) y sont également tenues lorsque tous leurs associés indéfiniment responsables sont eux-mêmes des sociétés de capitaux.
À l'inverse, les sociétés civiles, comme les sociétés civiles immobilières (SCI), ne sont en principe pas soumises à cette obligation de publicité, sauf si elles exercent une activité commerciale, ont opté pour l'impôt sur les sociétés ou dépassent certains seuils. Les entrepreneurs individuels et les micro-entrepreneurs ne déposent pas de comptes au greffe, puisqu'ils ne constituent pas une société.
D'après le site service-public.fr, les sociétés civiles ne sont tenues de déposer leurs comptes que dans des cas limités, liés à leur activité ou à leur régime fiscal.
Quels sont les délais de dépôt des comptes annuels ?
Le dépôt obéit à un calendrier en deux temps. Les associés doivent d'abord se prononcer sur les comptes lors de l'approbation des comptes, qui intervient dans les six mois suivant la clôture de l'exercice pour les SARL, EURL et SA. Dans les SAS et SASU, ce délai est en principe fixé par les statuts, mais la pratique des six mois reste la référence.
Une fois les comptes approuvés, la société dispose d'un mois pour les déposer au greffe, délai porté à deux mois lorsque le dépôt est réalisé par voie électronique. Pour un exercice clos le 31 décembre 2025 et approuvé le 30 juin 2026, la date limite de dépôt est ainsi fixée au 31 juillet 2026, ou au 31 août 2026 en cas de transmission dématérialisée.
À noter
Le dirigeant qui ne peut pas réunir l'assemblée dans le délai de six mois peut demander une prorogation au président du tribunal de commerce, par requête déposée avant l'expiration de ce délai.
Comment déposer vos comptes annuels au greffe ?
Depuis le 1er janvier 2023, les formalités des entreprises, dont le dépôt des comptes, transitent par le guichet unique des formalités géré par l'INPI. Ces démarches peuvent être réalisées en autonomie ou avec l'accompagnement d'un professionnel du droit ou du chiffre. Le dépôt s'effectue en ligne, les documents étant transmis au format PDF, chaque fichier ne devant pas dépasser 10 Mo, et signés au moyen d'un dispositif de signature électronique.
Les documents à joindre au dépôt
Le dossier comprend les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) ainsi que le procès-verbal d'assemblée constatant l'approbation des comptes et l'affectation du résultat. Lorsque la société a désigné un commissaire aux comptes, son rapport est joint au dépôt. Les moyennes et grandes entreprises ajoutent leur rapport de gestion, document dont les petites entreprises sont dispensées de publication.
La déclaration de confidentialité des comptes
Au moment du dépôt, certaines sociétés peuvent demander que leurs comptes ne soient pas rendus publics, grâce à une déclaration de confidentialité. Les micro-entreprises, au sens comptable, peuvent rendre confidentiels l'ensemble de leurs comptes. Les petites entreprises peuvent, elles, demander que seul leur compte de résultat reste confidentiel, leur bilan et leur annexe demeurant accessibles.
Ces régimes reposent sur des seuils de taille, relevés depuis le 1er janvier 2024. Une micro-entreprise ne dépasse pas deux des trois seuils suivants : 450 000 € de total de bilan, 900 000 € de chiffre d'affaires net et 10 salariés en moyenne. Pour une petite entreprise, ces seuils sont portés à 7,5 millions d'euros de bilan, 15 millions d'euros de chiffre d'affaires et 50 salariés. Les sociétés appartenant à un groupe ou relevant de secteurs réglementés sont en revanche exclues de ce dispositif.
Quel est le coût du dépôt des comptes annuels ?
Le coût du dépôt correspond à un tarif réglementé, fixé par arrêté et identique sur tout le territoire. En 2026, le dépôt des comptes du dernier exercice clos revient à 42,58 € lorsqu'il est effectué au guichet et à 44,14 € par voie électronique ou par correspondance, taxes comprises. Ce montant regroupe l'émolument du greffe et les frais annexes liés à la transmission de l'information.
D'après le greffe du tribunal des activités économiques de Paris, le dépôt accompagné de comptes consolidés est facturé 88,28 € par voie électronique.
Bon à savoir
Ce tarif ne couvre que la formalité auprès du greffe. Si vous confiez l'établissement et le dépôt de vos comptes à un expert-comptable, des honoraires distincts s'ajoutent, fonction du volume et de la complexité du dossier.
Quelles sanctions en cas de défaut de dépôt des comptes annuels ?
Le défaut de dépôt expose le dirigeant à une amende pénale de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive. Au-delà de cette sanction, tout intéressé peut saisir le président du tribunal de commerce, qui peut enjoindre à la société de déposer ses comptes dans un délai d'un mois, sous astreinte. Cette astreinte se traduit par une somme à payer pour chaque jour de retard une fois le délai écoulé.
Le non-dépôt prive par ailleurs l'entreprise de la confiance de ses partenaires, puisque banques, fournisseurs et clients consultent fréquemment ces données avant de s'engager. Régulariser au plus tôt limite donc à la fois le risque financier et le risque commercial.
Attention
Une société en difficulté qui ne dépose pas ses comptes attire l'attention des créanciers et du tribunal. Pour fiabiliser l'établissement et le dépôt de vos comptes annuels, vous pouvez vous appuyer sur un expert-comptable comme LS Compta.