Pourquoi et comment tenir un journal comptable ?

Les entreprises sont soumises à de nombreuses obligations comptables parmi lesquelles on trouve la tenue d’un journal comptable. En effet, la tenue d’un journal en comptabilité est essentielle au bon suivi comptable et financier de l’entreprise, mais aussi à des fins de preuve en cas de contrôle. Nous vous proposons de voir en détail les différents types de journaux en comptabilité, les obligations relatives au journal comptable, ainsi que son contenu.

Qu’est-ce qu’un journal comptable ?

Un journal comptable est un registre dans lequel l’entreprise note par ordre chronologique toutes les opérations économiques, que ce soit au crédit ou au débit, au cours d’un exercice comptable. 

Le plus souvent, les entreprises disposent de plusieurs journaux comptables, afin de regrouper les opérations de même nature (achats, ventes, etc.) dans un même journal.

À quoi sert un journal en comptabilité ?

La tenue d’un journal comptable permet de respecter les obligations comptables de l’entreprise. En effet, au-delà de l’obligation de tenir un tel journal, cela permet à l’entreprise d’avoir toutes les informations dont elle a besoin au moment de la clôture de l’exercice comptable pour établir les documents comptables annuels que sont le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

D’autre part, le journal comptable permet de suivre l’état de santé financier de l’entreprise, et notamment de faire des tableaux de bord pour aider le chef d’entreprise dans sa prise de décisions stratégiques. 

En outre, le journal comptable est un élément de preuve en cas de contrôle fiscal.

Quels sont les différents journaux comptables ?

En pratique, il n’existe pas un journal en comptabilité, mais plusieurs journaux comptables. À savoir : 

• le journal comptable des achats ;
• le journal comptable des ventes ;
• le journal de trésorerie ;
• le journal comptable des opérations diverses ;
• le livre-journal.

Le journal comptable des achats

Comme son nom l’indique, le journal des achats recense tous les achats faits par l’entreprise. Cela concerne par exemple les achats de matières premières, de marchandises ou encore les frais généraux comme les frais postaux, le loyer, etc. 

Le journal des achats est attaché aux comptes comptables suivants : 

• le compte fournisseur (401) ;
• le compte de charges (60,31 et 62) ;
• le compte de TVA déductible (4456).

Le journal comptable des ventes

Le journal comptable des ventes quant à lui répertorie toutes les ventes réalisées par l’entreprise. Il est en lien direct avec les comptes comptables suivants : 

• le compte client (411) ;
• le compte de produits (70) ;
• le compte de TVA collectée (4457).

Le journal de trésorerie

De son côté, le journal de trésorerie retranscrit tous les flux de trésorerie au crédit comme au débit. Il correspond ainsi aux opérations constatées sur : 

• le compte des mouvements de caisse (53) ;
• le compte des mouvements de banque (512).

Le journal comptable des opérations diverses

Le journal des opérations diverses enregistre toutes les opérations qui n’entrent pas dans le champ d’application des autres journaux comptables. On y trouve notamment les salaires, les provisions, etc.

Dans certaines entreprises, le journal des opérations diverses est divisé en plusieurs journaux pour catégoriser davantage les opérations. 

Le livre-journal

Enfin, le livre-journal est le livre journal qui répertorie toutes les opérations comptables de l’entreprise. Il est possible de tenir uniquement ce journal. Cependant, pour des raisons de praticité, de nombreuses entreprises font le choix d’avoir les journaux comptables présentés précédemment, et de reporter toutes les informations dans le livre-journal ensuite.

Est-ce obligatoire de tenir un journal comptable ?

Oui, il est obligatoire de tenir un journal comptable, c’est-à-dire le livre-journal, pour toutes les entreprises et les sociétés commerciales. En revanche, les micro-entrepreneurs ne sont pas concernés par cette obligation comptable. Ils doivent seulement tenir un journal de leurs recettes. Pour les micro-entrepreneurs qui vendent des marchandises, la tenue d’un livre des achats est également obligatoire.

Comment tenir un journal comptable ?

Avant toute chose, il est indispensable de se poser la question de quels journaux comptables à besoin l’entreprise. En effet, en fonction de sa taille et du nombre d’opérations à gérer, la tenue d’un livre-journal peut suffire. Au contraire, pour certaines entreprises, avoir plusieurs journaux comptables est nécessaire.

Ensuite, quand vous avez identifié les journaux comptables dont vous avez besoin, reste à savoir comment les tenir.

La forme du journal comptable

Il n’y a pas d’exigence légale quant à la forme du journal comptable. Il peut donc s’agir d’un registre papier ou d’un support dématérialisé comme un fichier Excel ou un logiciel comptable. Les seules obligations à respecter en matière de forme sont : 

• l’interdiction des blancs et des rayures ;
• l’inscription des opérations par ordre chronologique ;
• la tenue de la comptabilité en double partie.

Ainsi, si le journal comptable est sous forme numérique, il doit être suffisamment sécurisé pour servir de preuve.

Le contenu du journal comptable

Ensuite, quel que soit le journal comptable, son contenu est toujours : 

• la date de l’opération ;
• le libellé ;
• le compte bancaire concerné ;
• le montant de l’opération au crédit ou au débit.

Le contenu du journal comptable se présente donc sous la forme d’un tableau où chacun de ces éléments correspond à une colonne, comme dans cet exemple :

FAQ

Combien de temps faut-il conserver un journal comptable ?

Les journaux comptables de l’entreprise doivent être conservés pendant au moins 10 ans. En effet, ils pourront être demandés par l'administration fiscale en cas de contrôle.

Quels sont les 3 types de comptabilité ?

On distingue 3 grands types de comptabilité : la comptabilité générale, la comptabilité analytique et la comptabilité budgétaire. Cependant, seule la comptabilité générale relève d’une obligation légale. Les autres types de comptabilité servent davantage au chef d’entreprise dans son analyse et sa prise de décision.

Quels sont les 3 documents comptables obligatoires à la clôture de l’exercice ?

À la clôture de son exercice comptable, l’entreprise doit établir un bilan comptable, un compte de résultat et une annexe. Le contenu de l’annexe dépend de certains critères comme le chiffre d’affaires de l’entreprise.