Vous gérez la paie de vos salariés et vous devez calculer les congés payés à chaque prise de repos ou à chaque fin de contrat ? Entre la règle du dixième, le maintien de salaire, les jours ouvrables ou ouvrés et les nouvelles règles d'acquisition pendant les arrêts maladie, les sources d'erreur sont nombreuses et les conséquences financières réelles.
Comment se calculent les congés payés ? Quelle méthode d'indemnisation retenir entre le dixième et le maintien ? Voici le guide complet pour sécuriser le calcul des congés payés dans votre entreprise.
L'essentiel de l'article :
- Tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète.
- Le calcul des indemnités de congés payés repose sur la comparaison entre deux méthodes : la règle du dixième et le maintien de salaire. L'employeur doit toujours retenir la plus favorable.
- Depuis la loi du 22 avril 2024, les arrêts-maladies non-professionnels ouvrent droit à 2 jours ouvrables de congés par mois, dans la limite de 24 jours par an.
- La rémunération prise en compte pour le dixième intègre les périodes d'arrêt-maladie à hauteur de 80 %.
Calcul des congés payés : comment calculer les jours de congés acquis ?
Pour calculer les jours de congés de vos salariés, le point de départ est l'acquisition. Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif au cours de la période de référence, qui court du 1ᵉʳ juin au 31 mai (sauf convention collective ou accord d'entreprise prévoyant une autre période). Sur une année complète, cela représente 30 jours ouvrables, soit 5 semaines.
Sont assimilées à du travail effectif pour l'acquisition des congés :
- les congés payés de l'année précédente ;
- le congé maternité ou paternité ;
- les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle (dans la limite d'un an) ;
- les heures de formation ;
- les jours fériés chômés.
Lorsque le nombre de jours acquis n'est pas entier, il est arrondi au nombre immédiatement supérieur (12,5 jours = 13 jours). Les salariés à temps partiel acquièrent le même nombre de jours que les salariés à temps complet : c'est la valeur de chaque jour qui diffère, car l'indemnité est proportionnelle à la rémunération.
Le portail economie.gouv.fr publie une fiche complète détaillant les règles d'acquisition, les cas particuliers et les obligations de l'employeur en matière de congés payés.
Calcul des congés payés : méthode du dixième et maintien de salaire
Le calcul des congés payés et de l'indemnité versée au salarié pendant ses congés repose sur la comparaison obligatoire entre deux méthodes, l'employeur devant retenir la plus favorable au salarié.
La règle du dixième
L'indemnité de congés payés est égale à 1/10ᵉ de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. Cette rémunération inclut le salaire de base, les heures supplémentaires et leurs majorations, les primes liées au travail (primes de rendement, commissions) et les avantages en nature.
En revanche, les remboursements de frais professionnels, l'intéressement et la participation sont exclus de l'assiette.
Le maintien de salaire
L'indemnité est égale au salaire que le salarié aurait perçu s'il avait continué à travailler pendant sa période de congés. Cette méthode est souvent plus favorable lorsque le salarié a bénéficié d'une augmentation de salaire récente ou lorsque sa rémunération variable a baissé pendant la période de référence.
La comparaison doit être effectuée à chaque prise de congés ou, au plus tard, en fin de période de référence avec régularisation sur le bulletin de paie de mai.
Cas pratique chiffré
Voici un exemple de calcul des congés payés : un salarié a perçu 30 000 € brut au total sur la période de référence (1ᵉʳ juin au 31 mai). Il a acquis 30 jours ouvrables et prend 12 jours de congés en août.
Méthode du dixième :
Indemnité totale pour 30 jours = 30 000 × 1/10 = 3 000 €
Indemnité pour 12 jours = 3 000 × 12 / 30 = 1 200 €
Méthode du maintien de salaire :
Salaire mensuel brut habituel = 2 600 €
Valeur d'un jour ouvrable = 2 600 / 26 = 100 €
Indemnité pour 12 jours = 100 × 12 = 1 200 €
Dans cet exemple, les deux méthodes aboutissent au même résultat.
À noter : en pratique, les écarts apparaissent dès que le salarié a perçu des primes ponctuelles, des heures supplémentaires variables ou a connu une augmentation en cours de période. La moindre erreur de calcul peut entraîner des erreurs sur la fiche de paie, un litige prud'homal ou un redressement URSSAF.
Calcul des congés payés et arrêt-maladie : ce qui change depuis 2024
La loi n° 2024-364 du 22 avril 2024 a profondément modifié les règles d'acquisition des congés payés pendant les arrêts de travail. Avant cette date, un salarié en arrêt-maladie non-professionnel n'acquérait aucun jour de congé. Depuis, il acquiert 2 jours ouvrables par mois d'absence, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence.
Cette règle a des conséquences directes sur le calcul de l'indemnité :
- Pour la méthode du dixième, la rémunération de la période d'arrêt est prise en compte à hauteur de 80 % de ce que le salarié aurait perçu.
- Le salarié qui n'a pas pu prendre ses congés en raison de son arrêt bénéficie d'un report de 15 mois. Ce délai court à compter de la date à laquelle l'employeur l'informe de ses droits, information qui doit intervenir dans le mois suivant la reprise du travail.
- La réforme est rétroactive au 1ᵉʳ décembre 2009 pour les salariés encore en poste au 24 avril 2024, avec un délai de réclamation de 2 ans (soit jusqu'au 24 avril 2026).
Pour les entreprises ayant des salariés en arrêt de longue durée avec maintien de salaire, l'impact sur la provision pour congés payés est significatif et doit être anticipé dès la clôture comptable.
Bon à savoir : LS Compta, cabinet d'expertise comptable du groupe Legalstart, accompagne les entreprises dans le calcul et la provision des congés payés, notamment sur l'intégration des nouvelles règles d'acquisition pendant les arrêts-maladie, la comparaison systématique dixième/maintien et la sécurisation des bulletins de paie.
Calcul des congés payés : cas particuliers à connaître
Au-delà du calcul standard, plusieurs cas particuliers modifient le nombre de jours acquis ou la méthode d'indemnisation. Les ignorer est l'une des premières causes d'erreur en paie.
Jours ouvrables ou ouvrés : quelle différence pour le calcul ?
Le décompte légal se fait en jours ouvrables (tous les jours sauf dimanche et jours fériés, soit 26 jours moyens par mois). Certaines entreprises ou conventions collectives optent pour un décompte en jours ouvrés (jours effectivement travaillés, soit 21,67 jours moyens). L'acquisition passe alors à 2,08 jours ouvrés par mois (25 jours/an). Le choix entre les deux systèmes ne doit jamais être moins favorable au salarié que le décompte légal en jours ouvrables.
Congés supplémentaires : fractionnement et ancienneté
Lorsque le congé principal (24 jours ouvrables, soit 4 semaines) est fractionné et qu'une partie est prise en dehors de la période du 1ᵉʳ mai au 31 octobre, le salarié peut bénéficier de jours supplémentaires : 1 jour si 3 à 5 jours sont pris hors période, 2 jours si 6 jours ou plus sont pris hors période.
Certaines conventions collectives prévoient en outre des jours d'ancienneté (1 à 3 jours selon la durée de présence dans l'entreprise). Ces jours supplémentaires entrent dans l'assiette du calcul de l'indemnité.
CDD et intérim : la règle du dixième systématique
Pour les salariés en CDD ou en intérim, l'indemnité compensatrice de congés payés est versée à la fin du contrat. Elle est égale à 10 % de la rémunération brute totale perçue pendant toute la durée du contrat (y compris l'indemnité de précarité de 10 % pour les CDD). La comparaison dixième / maintien s'applique de la même manière, mais en pratique le dixième est quasi systématiquement retenu puisqu'il n'y a pas de prise effective de congés.
Simulateur de calcul des congés payés : outils et vérifications
Pour réduire le risque d'erreur, l'utilisation d'un outil de simulation de calcul des congés payés intégré au logiciel de paie reste la meilleure pratique. Les logiciels du marché intègrent désormais les paramètres 2024/2026 et automatisent la comparaison dixième/maintien à chaque prise de congés.
Pour une vérification manuelle, la démarche se résume en trois étapes :
- reconstituer la rémunération brute de référence (en incluant les périodes d'arrêt à 80 %) ;
- appliquer la règle du dixième ;
- puis comparer avec le maintien de salaire au moment de la prise.
Le montant le plus élevé est celui qui figure sur le bulletin.
FAQ
Comment calculer les congés payés en jours ouvrés ?
Si votre entreprise décompte en jours ouvrés (et non ouvrables), l'acquisition est de 2,08 jours par mois de travail effectif, soit 25 jours par an. La méthode de calcul de l'indemnité reste identique (dixième vs maintien). Les deux systèmes ne doivent jamais être moins favorables au salarié que le décompte en jours ouvrables.
L'indemnité compensatrice de congés payés est-elle due en cas de démission ?
Oui. Quelle que soit la cause de la rupture du contrat (démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD), tous les congés acquis et non pris doivent être indemnisés. L'indemnité compensatrice se calcule selon les mêmes méthodes (dixième ou maintien, au plus favorable).
Faut-il provisionner les congés payés en comptabilité ?
Oui. À chaque clôture d'exercice, l'entreprise doit constituer une provision pour congés payés correspondant aux droits acquis et non encore pris par les salariés. Cette provision inclut les charges sociales patronales afférentes et doit être ajustée depuis 2024 pour intégrer les jours acquis pendant les arrêts-maladie.