Bulletin de paie : le guide pratique 2025

Qui doit recevoir un bulletin de paie ?

Tous les salariés doivent se voir remettre un bulletin de paie dès lors qu’ils perçoivent un salaire. Cela concerne donc aussi bien les salariés en CDI qu’en CDD, mais aussi les apprentis et les alternants par exemple.

Qui doit établir un bulletin de paie ?

La fiche de salaire doit être établie par l’entreprise qui emploie les salariés. Cependant, il est tout à fait possible de mandater un professionnel pour effectuer cette tâche. D’ailleurs, la plupart des cabinets d’experts-comptables proposent cette prestation à leurs clients.

☝️ Bon à savoir : LS Compta vous permet de centraliser vos factures, suivre vos encaissements et vos paiements, automatiser vos relances et d’éditer vos bulletins de salaire.

Comment éditer un bulletin de paie ?

Pour faire un bulletin de paie conforme à la législation en vigueur, il faut prendre en compte plusieurs points :

le format du bulletin de paie ;
les catégories du bulletin de paie ;
le contenu du bulletin de paie.

Le format du bulletin de paie

Depuis 2017, le principe est d’éditer des bulletins de paie au format dématérialisé. L’employeur doit informer le salarié des conditions d’accès à ses fiches de paie électroniques et de son droit de refuser ce mode d’édition. Si le salarié souhaite recevoir ses bulletins de paie au format papier, il doit en informer son employeur par tout moyen permettant de vérifier la date de la demande. L’employeur dispose alors d’un délai de 3 mois maximum pour se conformer à la demande du salarié.

☝️ Bon à savoir : l’employeur doit conserver au sein de l’entreprise une copie du bulletin de paie pendant au moins 5 ans. Passé ce délai, les documents peuvent être conservés ailleurs, mais le salarié doit pouvoir y avoir accès pendant 50 ans à compter de la date d’émission de la fiche de paie ou pendant 6 ans après le départ à la retraite du salarié.

Les rubriques du bulletin de paie

Un bulletin de paie est organisé en différentes catégories dont l’ordre est toujours le même, à savoir :

santé qui comprend les informations relatives à la sécurité sociale-maladie, maternité et invalidité décès, à la complémentaire incapacité-invalidité-décès, et à la complémentaire santé ;
accidents du travail et maladies professionnelles ;
retraite avec mention de la sécurité sociale plafonnée, de la sécurité sociale déplafonnée et de la complémentaire retraite ;
retraite supplémentaire ;
allocations familiales ;
autres contributions dues par l’employeur ;
cotisations statutaires ou prévues par la convention collective ;
CSG non imposable à l'impôt sur le revenu ;
allègement des cotisations ;
montant net social ;
total versé par l’employeur ;
prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.

Les mentions obligatoires sur un bulletin de paie

Au-delà des rubriques à faire apparaître dans le bon ordre sur le bulletin de paie, vous devez veiller à bien intégrer toutes les mentions obligatoires.

Identité de l'employeur et du salarié

Tout d’abord, le bulletin de paie doit permettre d’identifier l’employeur et le salarié concerné grâce aux mentions suivantes :

le nom et ladresse de l'employeur
le code APE ou NAF et le numéro siret ;
la convention collective de branche applicable au salarié ou la référence au Code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis ;
le nom et l’emploi du salarié et son niveau ou coefficient hiérarchique ;
la période et le nombre d'heures de travail en précisant les heures au taux normal, les heures supplémentaires et les éventuelles heures indemnisées au titre de l’activité partielle ;
la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait ;
la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail ;
la nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales.

La rémunération du salarié

Ensuite, par définition, le bulletin de paie doit préciser les éléments de rémunération du salarié. À savoir :

la rémunération brute du salarié ;
la base sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ;
le taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ;
la nature et montant des autres versements et retenues ;
le montant effectivement reçu par le salarié ;
la date de paiement du salaire ;
les dates de congé et le montant de l'indemnité de congés payés, lorsqu'une période de congé annuels est comprise dans la période de paie considérée.

Cotisations et contributions sociales

Il convient également de préciser sur le bulletin de paie tous les éléments relatifs aux prélèvements sociaux, à savoir :

le montant des cotisations de protection sociale réunies (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage) ;
le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
le montant total versé par l'employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales) ;
le montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie.

Net à payer et net imposable

Le montant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source.

Le montant net social

Il s’agit du montant du revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

L’impôt sur le revenu

Ensuite, du fait du prélèvement à la source, il faut préciser sur le bulletin de paie les informations suivantes :

le montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source ;

le cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source ;

le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ;

le cumul annuel des montants de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ;

le montant net des heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées ;

le cumul annuel des montants d'heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées.

Les mentions finales

Enfin, le bulletin de paie doit comprendre :

la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales ;
la mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée ;
en cas d'activité partielle, nombre d'heures indemnisées.

Les mentions interdites sur un bulletin de paie

S’il existe des mentions obligatoires sur le bulletin de salaire, il existe aussi des mentions que l’employeur a l’interdiction d’ajouter sur ce document. Ainsi, l’employeur n’a pas le droit de faire apparaître sur le bulletin de salaire les informations relatives à l’exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel.

De même, il ne peut pas faire figurer sur la fiche de paie la nature et le montant de la rémunération liée à l'activité de représentant du personnel. Ces informations doivent figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie.

Quelle sanction en cas de non-respect des règles relatives au bulletin de paie ?

Le salarié peut contester son bulletin de salaire dans les 3 ans qui suivent sa remise. Il peut ainsi saisir le conseil des prud’hommes pour obtenir réparation s’il a subi un préjudice. L’employeur peut être condamné à lui verser des dommages-intérêts.

De plus, l’employeur qui ne se conforme pas à l’obligation de remettre une fiche de paie, s’expose à une peine d’amende de 450 € par bulletin de paie manquant.

💡 Astuce : confiez l’établissement de vos fiches de paie à un professionnel pour éviter toute erreur. Par exemple, avec LS Compta, vous bénéficiez d’un suivi comptable régulier et d’un accompagnement personnalisé pour répondre à toutes vos questions fiscales et comptables.

FAQ

Peut-on demander un duplicata de bulletin de paie ?

Oui, le salarié peut demander un duplicata de son bulletin de paie à son employeur en cas de perte. Toutefois, aucune obligation légale n’impose à l’employeur de répondre favorablement à cette demande.

Combien de temps faut-il conserver les bulletins de paie ?

Le salarié doit conserver ses bulletins de paie sans limite de temps. De son côté, l’employeur doit conserver les bulletins de salaire de ses salariés pendant 5 ans et pour les fiches de paie électronique, le salarié doit pouvoir y avoir accès pendant 50 ans ou jusqu’à 6 ans après son départ à la retraite.

Le salarié peut-il contester son bulletin de paie ?

Oui, le salarié peut contester son bulletin de paie en cas de mention manquante ou d’erreurs. Il dispose d’un délai de 3 ans à compter de la remise de son bulletin de paie pour saisir le conseil des prud’hommes.

Principales sources législatives et réglementaires :

Articles L3243-1 à L3243-5 - Code du travail
Articles R3243-1 à R3243-9 - Code du travail
Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d'activité

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