Comment se passe l’approbation des comptes d’une société ?

L’approbation des comptes est un rendez-vous incontournable pour les associés d’une société, et ce, quelle que soit la forme sociale choisie (SARL, SAS, EURL, SASU, SA, etc.). En effet, réunir les associés en assemblée générale annuelle pour approuver les comptes et décider du sort du résultat est l’une des obligations du dirigeant. La procédure à suivre pour l’approbation des comptes implique de suivre plusieurs étapes puis de déposer les comptes au greffe. Voici tout ce qu’il faut savoir sur l’approbation des comptes.

En quoi consiste l’approbation des comptes ?

L’approbation des comptes d’une entreprise est la procédure par laquelle les associés ou les actionnaires valident les comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat et annexe, le cas échéant). Il s’agit d’une obligation à la fois pour le dirigeant qui doit convoquer l’assemblée générale annuelle en vue du vote des associés ou des actionnaires, et pour ces derniers qui doivent se prononcer. En effet, les associés ou les actionnaires ont la possibilité de refuser d’approuver les comptes s’ils estiment qu’il y a des erreurs ou des incohérences. Dans ce cas, le résultat ne peut pas être distribué.

À quoi sert l’approbation des comptes ?

L’approbation des comptes répond à une exigence de transparence économique. En effet, la société doit déposer ses comptes annuels au greffe chaque année, et pour cela, les associés doivent être parfaitement informés au préalable des informations qui vont être transmises à l’administration. 

D’autre part, sans approbation des comptes, il n’est pas possible de décider de la répartition des bénéfices, et donc de distribuer des dividendes aux associés ou aux actionnaires.

C’est également l’occasion de valider ou non la gestion faite par le dirigeant au cours de l’exercice social passé. Les associés peuvent ainsi juger de l’efficacité de sa stratégie et poser des questions ou faire des remarques si nécessaire.

Par conséquent, l’approbation des comptes annuels est un rendez-vous incontournable dans la vie d’une société.

Quelles entreprises sont concernées par l’approbation des comptes ?

Toutes les entreprises commerciales ont l’obligation de procéder à l’approbation des comptes. Cela concerne donc aussi bien les SARL, que les SAS ou encore les SA. Au contraire, les SCI qui par définition sont des sociétés civiles, n’ont pas l’obligation de suivre cette procédure, même si cela peut s’avérer utile.

 ⚠️Attention : en l’absence d’approbation des comptes dans le délai imparti, toute personne intéressée peut demander la dissolution de la société en saisissant le président du tribunal de commerce. Ce dernier pourra accorder un délai de 6 mois supplémentaires maximum pour que la société régularise sa situation.

Quand procéder à l’approbation des comptes ?

L’approbation des comptes doit intervenir dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l’exercice comptable. Toutefois, s’il existe une situation qui rend impossible la tenue de l’assemblée générale dans ce délai, le dirigeant peut déposer une requête auprès du tribunal de commerce pour solliciter un délai supplémentaire. Une prorogation de 6 mois peut alors être prononcée.

Quelles sont les formalités à accomplir pour l’approbation des comptes ?

La procédure à suivre pour l’approbation des comptes dépend de s’il s’agit d’une société pluripersonnelle (SARL, SAS, SA…) ou d’une société unipersonnelle (EURL et SASU).

La procédure d’approbation des comptes en SARL, SAS et SA

Dans les sociétés pluripersonnelles, c’est-à-dire les sociétés qui comptent plusieurs associés, la procédure d’approbation des comptes se déroule en plusieurs étapes : 

1. la convocation à l’assemblée générale annuelle ;
2. la présentation du rapport de gestion ;
3. le vote des associés ;
4. la rédaction du PV d’assemblée générale.

La convocation à l’assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle est une assemblée générale ordinaire (AGO). Les associés doivent être convoqués selon les modalités prévues dans les statuts. La convocation doit préciser la date, l’heure et le lieu ainsi que l’ordre du jour et doit être accompagnée de tous les documents nécessaires à la prise de décision le jour J. Par conséquent, il est nécessaire d’y joindre le projet des comptes annuels pour que les associés puissent le consulter avant l’AGO, ainsi que le rapport de gestion, le cas échéant.

La présentation du rapport de gestion

Lors de l’AGO, le dirigeant de la société va présenter son rapport de gestion. L’établissement de ce document n’est pas obligatoire pour les entreprises qui entrent dans la catégorie des petites entreprises, c’est-à-dire qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : 

•  7.500.000 € de total bilan ;
• 15.000.000 € de chiffre d’affaires ;
• 50 salariés

Le rapport de gestion présente les informations suivantes : 

• la situation de la société sur l’exercice écoulé ;
• son évolution et les perspectives à venir ;
• les évènements importants qui ont pu intervenir au cours de l’exercice comptable ;
• les délais de paiement ;
• les activités de recherche et développement ;
• les prises de participation significative ;
• les succursales existantes ;
• une analyse de l’évolution des affaires, des résultats et de la situation financière de la société ;
• un rappel des dividendes distribués au cours des trois dernières années.

Bon à savoir : le rapport de gestion ne fait pas partie des documents à déposer au greffe avec les comptes annuels. Cependant, il doit être rédigé et mis à la disposition de toute personne qui en ferait la demande.

Le vote des associés

Lors de l’assemblée générale annuelle, les associés vont voter : 

• l’approbation des comptes ;
• l’affectation du résultat. En cas de bénéfices, le résultat peut être mis en réserve, mis en report et/ou distribué aux associés sous forme de dividendes. En cas de déficit, le résultat est obligatoirement affecté en report à nouveau.

Les règles de majorité et de quorum établies dans les statuts de la société doivent être respectées.

☝️ Bon à savoir : le résultat distribuable est le résultat de la formule de calcul suivante : bénéfice de l’exercice - les pertes antérieures - la quote-part affectée à la réserve légale si cette dernière n’est pas intégralement dotée + les reports bénéficiaires.

En outre, si les associés constatent que les pertes enregistrées conduisent à avoir des capitaux propres inférieurs à la moitié du capital social, une procédure spécifique doit être enclenchée dans les 4 mois qui suivent l’approbation des comptes.

La rédaction du PV d’assemblée générale

Enfin, à l’issue du vote des associés, un procès-verbal d’assemblée générale doit être rédigé et signé. Il doit mentionner les informations suivantes : 

• la forme juridique de la société ;
• la dénomination sociale ;
• l’adresse du siège social ,
• le montant du capital social ; 
• le numéro siren ;
• l’objet “procès-verbal d’assemblée générale annuelle des associés” ;
• les informations de l’AG comme la date, l’heure et le lieu, ainsi que le mode de convocation ;
• l’identité du président de séance ;
• la liste des documents fournis aux associés ;
• le résumé des débats et le résultat des votes pour chaque résolution ;
• la signature du président de séance ou de tous les membres du bureau.

La procédure d’approbation des comptes en société unipersonnelle (EURL et SASU)

Pour les sociétés unipersonnelles, c’est-à-dire les sociétés qui ne comptent qu’un seul associé comme l’EURL et la SASU, la procédure d’approbation des comptes diffère.

Ainsi, si l’associé unique est également le gérant de la société, il n’est pas nécessaire de convoquer une assemblée générale. L’associé unique consigne ses décisions dans un registre côté et paraphé. C’est ce que l’on appelle le registre des décisions de l’associé unique. Il doit procéder à cette démarche dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.

Cependant, si le gérant de la SASU ou de l’EURL est un tiers, il est alors nécessaire de prévoir une réunion entre le gérant et l’associé unique. Un rapport de gestion doit être établi en fonction de la taille de l’entreprise, et l’associé unique consignera sa décision d’approuver ou non les comptes dans le registre des décisions de l’associé unique.

Que se passe-t-il après l’approbation des comptes ?

Une fois les comptes approuvés par les associés, il convient de les déposer au greffe. Pour cela, vous devez fournir les documents suivants : 

• le bilan comptable ;
• le compte de résultat ;
• l’annexe,le cas échéant ;
• une copie du PV d’assemblée générale mentionnant la décision d’affectation du résultat ;
• le rapport du commissaire aux comptes, si la société en a un.

☝️ Bon à savoir : pour les sociétés unipersonnelles, le dépôt des comptes concerne les comptes annuels et l'inventaire signé.

Le dépôt des comptes en ligne est possible et se fait sur le site internet du guichet unique. Il est également possible de procéder au dépôt des comptes par courrier postal ou de se rendre sur place, au greffe du tribunal de commerce. Ce dépôt peut être effectué par le dirigeant de la société ou par son mandataire, comme son expert-comptable.

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Si l’entreprise ne respecte pas cette obligation de déposer ses comptes annuels, toute personne intéressée peut saisir le président du tribunal de commerce pour qu’il prononce une injonction sous astreinte. De plus, une amende de 1.500 € peut être prononcée. Ce montant peut être doublé en cas de récidive.

Toutefois, il est important de préciser que l’obligation concerne seulement le dépôt des comptes annuels. Mais l’entreprise peut sous certaines conditions demander à ne pas publier ses comptes annuels. Ainsi, les PME et les TPE peuvent demander à bénéficier de la confidentialité du dépôt des comptes.

FAQ

Quelle différence entre approbation des comptes et dépôt des comptes ?

L’approbation des comptes est la procédure par laquelle les associés valident le contenu des comptes annuels de l’entreprise. Ce n’est qu’une fois cette étape passée que les comptes peuvent être déposés au greffe du tribunal de commerce. Il s’agit donc de deux procédures distinctes mais complémentaires.

Combien coûte l’enregistrement des comptes annuels ?

Les frais de greffe pour le dépôt des comptes annuels sont d’environ 44 € TTC. Ensuite, si vous faites appel à un professionnel pour vous accompagner dans cette démarche, il faut compter en moyenne entre 300 et 800 €.

Quel est le délai pour l'approbation des comptes annuels ?

Le délai pour l’approbation des comptes annuels est de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable. Cela vaut aussi bien pour les sociétés pluripersonnelles (SARL, SAS? SA) que pour les sociétés unipersonnelles (EURL et SASU).

Principales sources législatives et réglementaires :

• Articles L232-22 - Code de commerce
• Article R247-3 - Code de commerce